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5 Tipps für digitale Meetings und Webkonferenzen

Was macht ein produktives Online-Meeting aus?

"Teilnehmer an Online-Meetings werden permanent durch hundert verschiedene Dinge abgelenkt. Wenn Sie es versäumen, zu aktiver Mitarbeit und Engagement an der Unterhaltung aufzufordern, werden sich Ihre Teilnehmer schnell in eine passive Beobachterrolle zurückziehen."

Justin Hale und Joseph Grenny enthüllen in ihrem Artikel „How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings“(Harvard Business Review 9/3/2020) das Erfolgsrezept für Webkonferenzen und Online-Meetings. Wir haben ihre fünf wichtigsten Tipps zusammengefasst:

Freiwilliges Engagement als Grundvoraussetzung für die Qualität einer Webkonferenz

Laut Hale und Grenny ist die größte Herausforderung bei diesen digitalen Treffen meist mangelndes Engagement. In Face-To-Face Konversationen kann die Aufmerksamkeit der Teilnehmer unter anderem durch direkten Augenkontakt sichergestellt werden. Bei virtuellen Meetings reicht diese Geste hingegen nicht aus. Die Teilnehmer sollten sich selbst zu mehr Engagement motivieren.

Der Artikel erklärt, dass es vier allgemeine Gründe für Besprechungen gibt:

All diese Gründe erfordern aktive Mitarbeit, was wiederum bedeutet, dass passive Teilnehmer nicht zur Qualität oder zum Zweck des Treffens beitragen. Die Grundvoraussetzung für die Qualität des Treffens ist damit: freiwilliges Engagement.

Fünf Regeln für eine erfolgreiche Webkonferenz

Hale und Grenny haben in den letzten Jahren zahlreiche Online-Meetings geführt und analysiert und fünf Regeln aufgestellt, die erwartungsgemäß zu besseren Ergebnissen führen. In ihrer Studie waren 86% der Teilnehmer der Ansicht, dass ihr Engagement dank der Einhaltung dieser Regeln genauso hoch oder sogar höher war, als bei traditionellen Meetings.

Was sind nun diese fünf Regeln?

1. Die 60-Sekunden-Regel

Erklären Sie Ihren Teilnehmern das Problem in den ersten 60 Sekunden. Zeigen Sie zum Beispiel Statistiken, die zum Nachdenken anregen oder teilen Sie Geschichten und Überlegungen, die Ihnen helfen, Ihr Problem zu veranschaulichen und zu strukturieren. Der Zweck dieser Methode besteht darin, den Teilnehmern das Problem oder den Sachverhalt zu verdeutlichen, bevor die eigentliche Lösung in Angriff genommen wird.

2. Die Verantwortungsregel

Wenn Menschen Teil eines sozialen Umfelds werden, übernehmen sie unbewusst eine an die jeweilige Situation angepasste Rolle. Die größte Gefahr in Webkonferenzen besteht darin, dass die Teilnehmer unbewusst die Rolle eines Beobachters einnehmen. Es ist deshalb wichtig, dass Ihre Teilnehmer von Anfang an die Möglichkeit haben sinnvolle Aufgaben im Meeting zu übernehmen, bzw. ihnen schon vor dem Beginn des Meeting bewusst ist, was von ihnen erwartet wird.

3. Die keine-Chance-sich-zu-verstecken-Regel

Wo jeder zuständig ist, ist keiner verantwortlich. Vermeiden Sie diese Situation, indem Sie den Personen Aufgaben übertragen, an denen sie sich aktiv beteiligen können, damit sich niemand der Verantwortung entziehen kann.

Identifizieren Sie ein Problem, das schnell gelöst werden kann. Teilen Sie beispielsweise Personen in Gruppen ein und lassen Sie ihnen die Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren. Dann könnten Sie ihnen eine begrenzte Zeit geben, um kleine Aufgaben zu erledigen. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass die Teilnehmer vor einer Power-Point-Präsentation in Paare aufgeteilt werden und jedem Paar eine Aufgabe zugewiesen wird, die es zu lösen gilt.

4. Die MVP-Regel

Nichts ist langweiliger als endlose Diashows mit Aufzählungspunkten. Spätestens hier verlieren Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer. Arbeitgeber sind dazu angehalten, eine Minimum Viable PowerPoint (MVP) zu erstellen. Mit anderen Worten: Wählen Sie nur die, für das Engagement und zur Information relevantesten Folien aus, um die Anzahl der Folien auf ein Minimum zu begrenzen.

5. Die 5-Minuten-Regel

Lassen Sie nie mehr als fünf Minuten verstreichen, ohne der Gruppe ein neues Problem zu geben, das einer Lösung bedarf. Die Teilnehmer werden pausenlos durch die verschiedensten Dinge abgelenkt. Wenn Sie nicht kontinuierlich die Erwartung einer Teilnahme an der Unterhaltung aufrechterhalten, werden sich die Teilnehmer in diese passive Beobachterrolle zurückziehen. Danach wird es schwierig die Aufmerksamkeit wieder zurückzugewinnen. Während einer 15-minütigen Präsentation sollte es deshalb beispielsweise 2-3 klar ersichtliche Gelegenheiten geben, in denen sich Ihre Teilnehmer aktiv einbringen können.

Hale und Grenny sind der Meinung, dass diese Regeln das Grundgerüst eines jeden Meetings bilden sollten, unabhängig davon, ob dieses Face-to-Face, telefonisch oder digital geführt wird. So sorgen Sie in jedem Meeting für maximale Effizienz.

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