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Distance Management - so wird das Fernmanagement ein Erfolg

2020 standen Unternehmen vor der Herausforderung, erfolgreiche Strukturen für Remote Work aufzubauen und auch nach der Pandemie wird das Arbeitsleben digitalisiert und flexibel bleiben. Wir zeigen Ihnen Hilfe für die ungewohnte Anforderungen an das Management in der Distanzführung auf, die bei der richtigen Umsetzung ein Erfolg werden kann.

Unterscheidet sich das Remotemanagement wirklich so stark vom herkömmlichen Management?

Distanzführung basiert im Wesentlichen auf denselben Fähigkeiten und Kenntnissen wie das Büromanagement. Ein optimales Maß an Engagement aufrechterhalten, bleibt das Hauptziel. Wir bei Academic Work glauben, dass ein gutes Maß an Engagement gewährleistet ist, indem dem Team ausreichend Klarheit und Energie verliehen wird. Das Setzen von klaren Zielen ist also das A & O, Ziele für das Team und jeden einzelnen Mitarbeiter. Und Sie müssen verstehen, was Sie als Führungskraft beitragen müssen, damit das Team seine Mission erfüllen kann. Der Unterschied beim remote Working besteht jedoch darin, dass diese beiden Komponenten schwieriger zu kommunizieren sind, weil wir uns nicht physisch sehen können.

Wie kann man ein engagiertes und effizientes Team auf Distanz zusammenhalten, wenn wir es gewohnt sind, auf demselben offenen Raum zu sein? Hier sind Ratschläge, die das Beste aus Remote Leadership holen!

1. Bringen Sie Struktur in Ihre Meetings

Dieser Punkt ist bereits bei physischen Meetings und Konferenzen essentiell, doch bei Telefonaten und Video Calls gilt umso mehr: Ein schlecht geplantes und unstrukturiertes Meeting entpuppt sich oft als verlorene Zeit für alle Teilnehmenden. Legen Sie im Vorfeld den Zeitpunkt und die Dauer einer Besprechung fest und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Tagesordnung und ihren eigenen Beitrag ausreichend informiert sind. Auch bezüglich der Häufigkeit von Meetings sollten Sie eine klare Struktur finden, die Kommunikation oft genug anbietet, um up to date zu bleiben, aber nicht so oft, dass die Informationsdichte der Calls darunter leidet.

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Meetingstruktur

Besprechungsplan: Richten Sie also für Ihr Team einen klaren Besprechungsplan ein, in dem Sie angeben, welche Besprechungen Sie und Ihr Team benötigen und wie häufig diese Besprechungen stattfinden müssen. Denken Sie auch daran, wiederkehrende individuelle Abstimmungen mit Ihren Mitarbeitern zu planen. Dazu eignen sich Tools wie Outlook und Teams.

Tagesordnung: Alle gebuchten Besprechungen sollten eine klare Besprechungsagenda haben, die den Besprechungsteilnehmern im Voraus mitgeteilt wird. Überlegen Sie sich gleichzeitig, ob die Teilnehmer vor dem Meeting etwas tun können, damit Sie das Meeting optimal nutzen können. Vielleicht müssen sie ein Dokument durchlesen oder individuell über einige Themen nachdenken?

Besprechungsleiter: Neben einer klaren Agenda ist es auch hilfreich, einen klaren Besprechungsleiter zu haben, um das Beste aus digitalen Besprechungen herauszuholen. Bei Führung geht es darum, Ergebnisse durch andere zu erzielen. Mit einer klaren Struktur, Agenda und Richtung für das Meeting ist es einfacher, das Ziel des Meetings zu erreichen.

Tipps für bessere Videokonferenzen

3. Achten Sie auf klare Kommunikation uns setzen Sie Prioritäten

Man ist schnell versucht, digitaler Kommuniaktion nicht die gleiche Priorität und Aufmerksamkeit einzuräumen wie einem physischen Meeting vor Ort. Wenn Ihre Kommunikation aber vor allem über E-Mail, Slack, Teams, Skype & Co. stattfindet, können schwammige Formulierungen zu Stunden unnötiger Arbeit führen und als unfreundlich wahrgenommene Bemerkungen für Unmut im Team sorgen. Auch ist es tabu, während einer digitalen Kommunikation mal schnell die E-Mails zu checken oder an einem Bericht zu schreiben! Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter und das Gespräch mit ihnen - auch wenn es nicht vor Ort stattfindet.

Daher sollten Sie beim Fernmanagement verstärkt auf eine klare Kommunikation achten. Lesen Sie E-Mails vor dem Absenden noch einmal durch, und machen Sie sich vor längeren Calls Notizen, was Sie Ihren Teammitgliedern wie kommunizieren wollen und verschieben Sie digitale Meetings nur, wenn es umedingt sein muss.

4. Die persönliche Note

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern schreiben oder telefonieren, sollten Sie die Gespräche nicht ausschließlich auf Berufliches beschränken. Schließlich fallen beim Distance Management viele alltägliche Büro-Situationen weg - etwa der kurze Plausch in der Kaffeeküche darüber, wie denn das Wochenende war. Dabei geht es nicht darum, stundenlange Privatgespräche zu führen, vielmehr zeigen Sie sich von Ihrer menschlichen Seite, wenn Sie Ihre Mitarbeiter auch mal fragen, wie es der Familie geht oder wohin der nächste Urlaub gehen soll.

Tipp: Ein weiteres Plus ist es, wenn Sie sich merken, was Ihre Mitarbeiter erzählt haben - und nach gegebener Zeit noch einmal nachhaken. Schon solche kleinen Änderungen in der Kommunikation können dazu beitragen, dass sich remote arbeitende Mitarbeiter stärker wertgeschätzt und dem Team zugehörig fühlen.

5. Zeigen Sie Ihr Gesicht - und sei es im Video Call

Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern ausschließlich telefonisch kommunizieren, laufen Sie Gefahr, irgendwann nur noch als unpersönliche Stimme wahrgenommen zu werden. Dem sollten Sie rechtzeitig entgegenwirken, indem Sie auch bei remote arbeitenden Teams auf regelmäßige Face-to-Face-Treffen setzen. Sollte dies persönlich nicht möglich sein - wie in der aktuellen Situation -, beziehen Sie Video in Ihre Calls mit ein. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter und Sie sich nur auf dem Bildschirm sehen, verleiht dies dem Gespräch ein persönlicheres Gefühl als ein reines Telefonat.

Testen Sie digitale Check-In- und Check-Out-Meetings

In agilen Teams ist es üblich, täglich "Check-in" - oder "Stand-up" -Treffen abzuhalten, in denen Sie angeben, was Sie tagsüber vorhaben und was Sie benötigen, um Ihre Aufgaben ausführen zu können. Auf die gleiche Weise beenden Sie den Arbeitstag mit einem "Check-out", bei dem Sie mitteilen, wie der Tag verlaufen ist und was Sie getan haben und was gut oder weniger gut gelaufen ist. Dies ist ein fantastisches Forum für Sie als Manager, um zu verstehen, was Sie beitragen müssen, damit das Team und der Einzelne ihre Mission erfüllen können, aber auch um zu vereinbaren, wie sich Ihre Mitarbeiter fühlen.

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