Office Manager (m/w/d)

Über die Position

Unser Partnerunternehmen wächst und sucht jemanden, der die administrativen Abläufe am Standort koordiniert. Da das Team fast ausschließlich aus Ingenieuren besteht, bist du die zentrale Anlaufstelle für alle organisatorischen Belange.

Bei dieser Stelle handelt es sich um eine Direktvermittlung. In Absprache mit unserem Partnerunternehmen wird der Bewerbungsprozess komplett von Academic Work gesteuert.

Deine Benefits

• Gehalt: Ein Jahresgehalt von ca. 60.000 € (auf Vollzeitbasis).
• Flexibilität: Eine 3- bis 4-Tage-Woche ist möglich, Dienstag und Donnerstag sind feste Office-Tage.
• Home Office: Nach der Einarbeitung ist mobiles Arbeiten an bis zu 2 Tagen pro Woche geplant.
• Urlaub: 30 Tage (bei einer 5-Tage-Woche).
• Aufgabenbereich: Du kannst Prozesse wie das Vertragsmanagement digital neu aufbauen.

Deine Aufgaben

Die Rolle umfasst umfassende Aufgaben im Bereich Office- und Backoffice-Management, einschließlich Finanz- und Rechnungswesen, Personaladministration sowie allgemeiner Büroorganisation und Vertriebsunterstützung.

• Buchhaltung: Du bearbeitest Rechnungen und Zahlungen eigenständig über DATEV.
• HR-Admin: Du pflegst Personalakten in Airtable, koordinierst On- und Offboardings und bereitest die Lohnabrechnung vor.
• Internationaler Support: Du unterstützt Kollegen bei administrativen Fragen zu Visum (Blue Card) oder Krankenkassen.
• Büromanagement: Du kümmerst dich um Materialbestellungen, den Fuhrpark, die Reiseplanung und Kundenbesuche.
• Sales-Backoffice: Du unterstützt den Vertrieb bei administrativen Tätigkeiten.

Anforderungen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Du bringst mehrjährige Praxis im Office Management, im Finanzbereich oder als Assistenz mit.
• Die Anwendung von DATEV beherrschst du sicher und du arbeitest gerne mit digitalen Tools wie Airtable.
• Du sprichst Deutsch auf Muttersprach-Niveau (C1) und verfügst über gute Englischkenntnisse.
• Deine Arbeitsweise ist sehr selbstständig, strukturiert und du behältst den Überblick.

Unser Rekrutierungsprozess

Dieser Rekrutierungsprozess wird von Academic Work durchgeführt und es ist der Wunsch unseres Partnerunternehmens, dass alle Fragen bezüglich der Position an Academic Work gerichtet werden.

Unser Auswahlverfahren ist fortlaufend. Die Stellenanzeige kann geschlossen werden, bevor das Einstellungsverfahren abgeschlossen ist, sobald wir zur nächsten Rekrutierungsphase übergegangen sind. Der Prozess umfasst zwei Tests: einen Persönlichkeitstest und einen kognitiven Test. Diese Tests sind Verfahren, um die richtigen Talente für die richtige Position zu finden sowie um Gleichberechtigung, Vielfalt und einen fairen Prozess zu ermöglichen.

Über unser Partnerunternehmen

Unser Partner entwickelt mechatronische Systeme wie Elektromotoren und Software für die Automobilindustrie. Das Ziel ist es, Emissionen zu senken und die klimaneutrale Mobilität voranzutreiben. Am Standort München arbeitet ein Team von aktuell 17 Mitarbeitern in einer sachlichen und lösungsorientierten Atmosphäre.

Das Unternehmen ist Teil einer internationalen Gruppe (Schweiz/Frankreich), bewahrt sich vor Ort aber kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien.