Weniger Stress und produktiver sein – fünf Tipps für das Zeitmanagement

Eine unserer wichtigsten Aufgaben als Arbeitnehmer*innen ist es, unsere Zeit so zu managen, dass wir hochwertige Arbeit leisten und Stress vermeiden. Das ist nicht immer einfach – daher folgen hier fünf Tipps für ein besseres Zeitmanagement.

1. Wer entscheidet, wie du deine Zeit nutzt?

Ganz gleich, wo du arbeitest, es gibt immer jemanden, der entscheidet, wie du deine Zeit nutzt. In den meisten Fällen ist das dein Vorgesetzter, aber manchmal entscheiden auch Personen ein Stückchen weiter oben auf der Karriereleiter, dass deine Zeit (und das Geld, das das Unternehmen dafür ausgibt) besser für andere Dinge genutzt werden sollte. Es kann auch sein, dass jemand aus deiner Abteilung der Ansicht ist, du seist aufgrund deiner Fähigkeiten oder Erfahrung eine großartige Besetzung für einen bestimmtes Projekt und versucht, dich an Bord zu holen - und plötzlich wird etwas, das „nicht lange dauern“ sollte, zu einer endlosen Aneinanderreihung von Sitzungen oder E-Mails - oder schlimmer. Bevor du also etwas übernimmst, wende dich an deinen direkten Vorgesetzten oder bitte jene Kollegen, die deine Hilfe wünschen, dies zu tun. Wenn der CEO deine Unterstützung anfragt, wird dein Manager wahrscheinlich „Ja“ sagen – wenn aber ein anderer fragt, kann er oder sie es ablehnen. Klar, du bist - ganz direkt gesagt - Recource deines Vorgesetzten und da mag man dich wahrscheinlich nicht einfach jemand anderem überlassen

2. Priorisierung und Projektabwicklung

Einige der größten „Zeitdiebe“ bei der Arbeit sind sich ständig ändernde Prioritäten und Projekte, die über ihren ursprünglichen Umfang hinauswachsen. Um nicht die Kontrolle zu verlieren, müssen wir unsere Prioritäten im Auge behalten und auch, womit wir unsere Zeit verbringen.
Ist ein Projekt richtig strukturiert, hat es klare Ziele und zeigt auch einen klaren Weg, wie diese zu erreichen sind, was die Priorisierung der Arbeit vereinfacht. Ein paar Stolpersteine wird es immer geben, doch in der Regel können sie innerhalb der bestehenden Projektstruktur gehändelt werden. Und auch in diesem Fall wird dein Vorgesetzter das letzte Wort haben, wenn es darum geht, wie du deine Arbeitszeit effektiv nutzt. Leider sind so einige Projekte jedoch nicht so klar definiert; und sie können schnell weit über den ursprünglich vorgesehenen Rahmen hinauswachsen. Mit zunehmendem Ehrgeiz investierst du auch mehr Zeit in ein Projekt, was natürlich bedeutet, dass weniger Zeit für andere Dinge bleibt, die vielleicht wichtiger sind. Wenn du die Zeit für die Projekte einteilst, an denen du arbeitest, stell dir eine einfache Frage stellen – welche Projektziele erreiche ich dadurch? Wenn du diese Frage nicht schnell und prägnant beantworten können, solltest du deine Zeit vielleicht besser etwas anderem widmen.

3. Vermeide, dem Parkinson'schem Gesetz zum Opfer zu fallen

Eine dieser Tücken am Arbeitsplatz, die sich ärgerlicherweise oft als wahr herausstellen, ist das Parkinson'sche Gesetz. Es wurde 1955 von dem Historiker und Schriftsteller Cyril Northcote Parkinson veröffentlicht und besagt, dass „die Arbeit sich in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“. Mit anderen Worten: Angenommen wir hätten vermutet, dass das Rasenmähen zwei Stunden dauern würde, dann wird es zwei Stunden dauern. Parkinson argumentierte, die Arbeit dehne sich aus, sobald jemand sich für einen Zeitrahmen entschieden habe, um die verfügbare Zeit zu füllen. Vor allem in großen Organisationen, in denen Arbeit reichlich vorhanden ist.

Wie oft hast du eine Aufgabe begonnen und gedacht, „das wird nicht zu lange dauern, also hole ich mir einfach einen Kaffee und beantworte diese E-Mails, bevor ich loslege“, nur um sie in aller Eile abzuschließen, wenn die Deadline näher rückt? Das ist ein Beispiel für das Parkinson'sche Gesetz, das fast jeder kennt. Zu wissen, dass dieses Phänomen existiert, bedeutet, dass wir die kleinen, ablenkenden Aufgaben identifizieren und eliminieren können, die zwar „ganz nett sind“ aber nicht wirklich viel zum Endprodukt beitragen, wenn überhaupt zu irgendwas. Indem wir Dinge sofort erledigen und Ablenkungen ignorieren, können wir Stress vermeiden und produktiver werden, sodass mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Das Parkinson'sche Gesetz dreht sich eigentlich um eine einfache Wahrheit – die beste Zeit, um den größten Teil unserer Arbeit zu tun, ist so schnell wie möglich, ohne sich ablenken zu lassen. Wenn uns das gelingt, kommen wir ein gutes Stück weiter in unserem Bestreben, ein weniger stressiges und produktiveres Leben zu führen.

4. Versuche „zu viel“ zu vermeiden

Eine Möglichkeit nicht vom Kurs abzuweichen und dein Energieniveau aufrechtzuerhalten, besteht darin sicherzustellen, dass du von bestimmten Tätigkeiten niemals „zu viel“ übernimmst - seien es Meetings, Verwaltungsaufgaben oder Planung. Vier verschiedene Sitzungen zu vier verschiedenen Themen nacheinander zu buchen oder acht Stunden nacheinander Verwaltungsarbeit zu machen ist ein sicherer Weg, deiner Produktivität den Gnadenstoß zu versetzen.
Wenn du also eine Einladung zu einer Sitzung oder eine Aufgabe erhälst, wirf nicht nur einen Blick in deinen Kalender, ob das vorgeschlagene Zeitfenster dir passt, sondern schau auch auf die restlichen Termine des Tages. Hast du genug Zeit, dich richtig vorzubereiten? Gibt es ähnliche Aufgaben unmittelbar davor oder danach, die deine Aufmerksamkeit und Energie erfordern? Wenn ja, solltest du besser eine neue Zeit vorschlagen, damit du wach und konzentriert sein kannst. Wie wir im ersten Punkt festgestellt haben, sind Consultants nicht immer in der Lage zu entscheiden, was in jeder Minute eines jeden Tages passiert, und an manchen Tagen werden wir kaum eine Wahl haben. Aber wenn wir können, sollten wir immer versuchen, das Gleichgewicht zu finden, das für uns funktioniert – eines, das uns glücklich und produktiv hält.

5. Nimm dir Zeit für dich

Menschen sind keine Maschinen. Rhythmen unterscheiden sich von Person zu Person und wir sind zu bestimmten Zeiten des Arbeitstages produktiver als zu anderen. Darüber hinaus müssen wir essen und uns ausruhen und Sport treiben, um Körper und Geist gesund zu halten, und optimale Leistungen zu erbringen. Mach dir in deinem Kalender Platz für diese Dinge. Wenn du gerne früh morgens trainieren oder nach dem Mittagessen spazieren gehst, reserviere dir diese Zeiten für dich. Wenn du jemand bist, der seinen Posteingang gerne aufgeräumt hat, bevor er die restlichen Aufgaben des Tages angeht, dann trage dir auch das in deinen Kalender ein. Natürlich müssen wir in unserem Arbeitsleben flexibel sein, aber es gibt einen Grund, warum es die „Work-Life-Balance“ heißt – wenn wir diese Dinge in Harmonie bringen können, können wir unsere Zeit beruflich wie außerberuflich optimal nutzen. Wenn wir uns vorstellen, dass wir im Durchschnitt ein Drittel unseres Tages bei der Arbeit verbringen, ein Drittel schlafen und den Rest mit anderen Dingen verbringen, die das Leben lohnenswert machen, sollte es uns gelingen, ein Gleichgewicht zu finden, das uns während der Arbeit Energie gibt und uns außerhalb der Arbeit glücklich macht.

Mehr Infos über das Parkisnson'sche Gesetz gibts hier

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