Die 5 häufigsten Fehler beim Zeitmanagement

Dein Arbeitstag vergeht wie im Flug und du fragst dich, wer dir deine Zeit klaut? Höchstwahrscheinlich du selbst – indem du einen (oder gleich mehrere) der häufigsten Fehler beim Zeitmanagement machst.

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Mit gutem Zeitmanagement können wir den Arbeitstag effektiv strukturieren, unser volles Potential ausschöpfen und unsere beruflichen Ziele erreichen. Durch effiziente Selbstorganisation im Arbeitsalltag bleibt dann auch genug Freizeit – denn nur mit einer guten Work-Life-Balance kannst du dich täglich gut gelaunt und ambitioniert neuen Aufgaben widmen. 

Wir haben die häufigsten Fallstricke beim Zeitmanagement aufgelistet und geben dir Tipps, wie du sie erfolgreich vermeiden kannst.

#1 Ständig auf Empfang

Im Posteingang poppen E-Mails auf, Apps und Messaging-Dienste blinken fröhlich oder erinnern dich daran, wieviel du in der letzten halben Stunde schon wieder verpasst hast. Das Problem? Unser Gehirn sehnt sich nach Ablenkung und jede Neuigkeit verspricht unserem Unterbewusstsein einen spannenden Kick. Deshalb fällt es uns so schwer, eine neue Nachricht – sobald einmal entdeckt – nicht anzuklicken und uns weiterhin auf unsere Aufgabe zu konzentrieren. Studien haben gezeigt, dass dies ebenso viel Selbstdisziplin erfordert, wie das Verbot eine vor uns liegende Süßigkeiten zu essen. Selbstbeherrschung benötigt jede Menge Energie und Konzentration – die dir dann bei der Bearbeitung deiner eigentlichen Aufgaben fehlen.

Sollten wir neue Nachricht dann lieber gleich lesen? Nicht unbedingt! Das Umswitchen zwischen unterschiedlichen Themen kann unser Gehirn nicht ohne Verluste bewältigen. So kann es bis zu 20 Minuten dauern bis du dich wieder voll und ganz auf deine ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kannst. Also genaue Zeiten festlegen, in denen du alle Benachrichtigungen aus und dein Handy auf stumm stellst. Falls du dich nicht an einen ruhigen, ungestörten Arbeitsplatz zurückziehen kannst, informiere deine Kollegen, dass du während dieser Zeit nicht verfügbar bist und sie dich gerne später wieder ansprechen können.

#2 Nicht nein sagen können

Es ist selbstverständlich, dass wir Kollegen, Kommilitonen und Freunde gerne unterstützen, wenn sie um Hilfe bitten. Jedoch solltest du immer erst abwägen, ob du genügend Kapazitäten hast. Denn die Erreichung deiner eigenen Ziele kann schnell ins Hintertreffen geraten, wenn du nur für andere da bist. Tatsächlich ist Nein sagen gar nicht so einfach und viele Menschen tun sich unglaublich schwer damit. Dabei muss das schlechte Gewissen nicht sein. Deine eigenen Ziele sind genauso wichtig wie die Ziele anderer – daher solltest du deine Prioritäten klar setzen und deinen Zeitplan nicht von außen diktieren lassen.

Dein Nein sollte natürlich freundlich und mit einer Begründung kommuniziert werden. Meistens stößt man dabei auf mehr Verständnis als gedacht. Du kannst deine Hilfe auch für einen späteren Zeitpunkt anbieten oder eine andere Person empfehlen, die vielleicht unterstützen kann.

#3 Ohne Struktur arbeiten

Zeit kann man nicht managen, nur sich selbst! Statt Aufgabe für Aufgabe von der To-Do-Liste abzuarbeiten, solltest du deinen Tag sinnvoll strukturieren und für deine wichtigen Aufgaben feste Zeiten einplanen. Trage diese ruhig, ähnlich wie Meetings, in deinen Kalender ein. So bist du weniger versucht, die Aufgabe zu verschieben oder zu unterbrechen und deine Kollegen können, sofern du ihnen Einblick in deinen Kalender gibst, darauf Rücksicht nehmen und dich zu diesen Zeiten in Ruhe arbeiten lassen.

Wie lässt sich der Arbeitstag also sinnvoll einteilen? Planung ist alles – aber auch die braucht natürlich etwas Zeit. Doch schon 10 Minuten täglich reichen aus und sind essentiell für eine effektive Selbstorganisation. Dabei solltest du deinen individuellen Biorhythmus berücksichtigen – denn niemand ist den ganzen Tag über gleichbleibend produktiv. Ein großer Teil der Arbeitgeber ermöglichen ihren Mitarbeitern mittlerweile flexible Arbeitszeitmodelle. Ob Nachteule oder Frühaufsteher – finde deinen individuellen Rhythmus! Viele Menschen sind z.B. morgens am fittesten. Nutze diese Zeiten vorrangig für anspruchsvolle und kreative Aufgaben. Die klassischen Durchhänger-Phasen wie das Mittagstief kannst du dann für weniger wichtige Dinge, z.B. die Beantwortung von E-Mails oder Unterlagen sortieren, verwenden.

#4 Jede Minute verplanen

Wir vergessen oft, dass wir nicht 100% unserer Zeit produktiv arbeiten können. Neben festen Terminen für Aufgaben und Meetings verbringen wir auch viel Zeit mit den unscheinbaren Dingen des Alltags. Wer plant schon die Gänge zur Kaffeemaschine oder den kurzen Plausch mit Kollegen ein? Da wir aber gar nicht stundenlang fokussiert arbeiten können, ist es völlig in Ordnung, auch mal kurz aus dem Fenster zu schauen, eine Pause einzulegen und die Gedanken schweifen zu lassen. 

Den Arbeitstag solltest du also nur zu maximal 80% verplanen und die verbleibenden 20% für Pausen, Kleinkram und Unvorhergesehenes frei halten. Auch während produktiver Phasen sollte spätestens alle 1,5 Stunden oder zwischen unterschiedlichen Aufgaben eine Pause eingelegt werden. Dies benötigt zwar etwas Zeit, sorgt aber für höhere Konzentrationsfähigkeit in den intensiven Arbeitsphasen.

#5 Alles selbst machen wollen

Du denkst erfolgreiche Menschen arbeiten einfach unglaublich viel? Falsch! Sie können nur gut delegieren und wissen, wer sie bei welchen Dingen optimal unterstützen kann. Auf diese Art nutzen sie ein großes Netz an Know-how, anstatt sich nur auf die eigenen Fähigkeiten zu verlassen. Daneben haben sie so ausreichend Zeit, sich ihren Projekten voll und ganz zu widmen.

Aufgaben abzugeben setzt allerdings großes Vertrauen in die Kompetenzen anderer voraus. Wer überzeugt ist, dass niemand außer er selbst die Herausforderung bewältigen kann, wird zwangsläufig alles selbst machen müssen. Hast du dich schon mal bei solchen Gedanken ertappt? Dann wird es höchste Zeit, deinen Kollegen die Chance zu geben, dir das Gegenteil zu beweisen. Lerne dein Team besser kennen, profitiere von ihrem Können – und nutze deine neu gewonnene Zeit, deinen eigenen Zielen näher zu kommen.

Get started!

Aller Anfang ist schwer, aber mit der richtigen Planung ist der erste und wichtigste Schritt bereits getan. Neue Routinen zu etablieren braucht Zeit. Also sei nicht zu streng mit dir und gib nicht auf! Schon kleine Veränderungen haben großen Einfluss auf deine Produktivität und bringen dich deinen Zielen einen Schritt näher.

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