Sofort-Maßnahmen: So verbesserst du dein Zeitmanagement
Wer kennt das nicht: Das E-Mail-Postfach quillt über, die To-do-Liste wird immer länger statt kürzer, und dauernd wird man von Kollegen unterbrochen, die “nur kurz” etwas von einem brauchen. Stress pur!
Doch du selbst kannst diesem alltäglichen Chaos entgegenwirken, und zwar indem du dein eigenes Zeitmanagement optimierst. Klingt gut, aber du weißt gar nicht, wo du damit anfangen sollst? Wir haben einfache und schnell umsetzbare Tipps für dich, die deinem Arbeitstag mehr Struktur verleihen. Damit können sie einen wichtigen Beitrag gegen Stress am Arbeitsplatz leisten.
Priorisiere deine Aufgaben - und halte dich daran
Eines der wichtigsten Elemente eines guten Zeitmanagements ist die Priorisierung. Sicherlich hast du selbst bereits ein System dafür etabliert, doch die wenigsten setzen ihre Priorisierung auch konsequent um. Wichtig ist, dass deine Priorisierung nicht zu komplex werden darf. Wenn du bei einer neuen Aufgabe erstmal darüber nachgrübeln musst, in welche deiner sieben Prio-Kategorien sie fällt, läuft etwas falsch. Besser ist es, wenige Kategorien einzuführen, die dafür eindeutig sind.
Die größte Herausforderung ist es aber, sich dann auch den ganzen Arbeitstag hindurch an die eigene Priorisierung zu halten. Hand aufs Herz: Wie oft schiebst du doch mal Tasks dazwischen, die eigentlich eine niedrigere Prio haben? Denke daran, genau das kann später ein Grund sein, weshalb du ein wichtigeres Projekt wieder mal erst unter Stress auf die letzte Minute abschließen konntest.
Werde dir deiner Ziele bewusst
Wie sollst du deine Ziele erreichen, wenn du sie im Vorfeld nicht klar definiert hast? Überlege dir bei jedem deiner Tasks, was du damit eigentlich erreichen willst. So fällt es dir einerseits leichter, den Weg dahin zu planen - und andererseits ist das Erfolgserlebnis umso größer, wenn du ein definiertes Ziel erreicht hast.
Ein klar abgestecktes Ziel macht deine Aufgabe also leichter zu bewältigen und wirkt sich positiv auf deine Motivation aus.
Verabschiede dich von der Idee des Multitasking
Es gab mal eine Zeit, da hatte Multitasking einen guten Ruf, und viele Mitarbeiter rund um den Globus versuchten, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen - in der Annahme, das würde Produktivität bedeuten. Doch in den letzten Jahren haben zahlreiche Studien aufgezeigt: Unser Gehirn kann sich nur auf eine komplexe Aufgabe gleichzeitig konzentrieren.
Das bedeutet: Wenn du versuchst, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, wirst du dafür am Ende höchstwahrscheinlich länger brauchen als wenn du diese Aufgaben eine nach der anderen erledigst. Monotasking ist also angesagt - fokussiert an einer Sache arbeiten und diese auch zeitnah abschließen.
Sage auch mal nein und delegiere
Klar, du willst als hilfsbereite Kollegin wahrgenommen werden und springst gerne mal ein, wenn jemand in deinem Team Hilfe braucht. Dagegen ist natürlich nichts einzuwenden. Allerdings ist es nun mal so, dass du vor allen Dingen deine eigenen Ziele erreichen musst, und diese solltest du daher nicht aus dem Blick verlieren. Es ist völlig okay, die Bitte eines Kollegen auch mal abzulehnen, wenn du selbst gerade bereits in Arbeit und Deadlines versinkst.
Darüber solltest du lernen, sinnvoll zu delegieren. Damit ist natürlich nicht gemeint, dass du deine Aufgaben einfach an deine Kollegen abwälzt, aber jeder im Team hat seine Spezialgebiete - warum also nicht einen Task an jemanden abgeben, der sich besser damit auskennt und diesen in kürzerer Zeit erledigen kann?
Mache aus einer großen viele kleine Aufgaben
Manche deiner Aufgaben sind so umfangreich, dass du gar nicht so richtig weißt, wie du an sie herangehen sollst? Oft genug sind genau das die Tasks, die man gerne noch eine Weile aufschiebt - bis das nicht mehr geht und plötzlich der Stress um sich greift.
In solchen Fällen bietet es sich an, das Projekt häppchenweise anzugehen. Teile es in mehrere Teilprojekte auf, die in einer übersichtlichen Zeitspanne machbar sind. Du wirst sehen, dadurch wirkt die Aufgabe gleich weniger furchteinflößend und die kleinen Teilerfolge auf dem Weg werden dich zum Weitermachen motivieren.
Sortiere unnötige Tasks aus
Natürlich kann es mal vorkommen, dass eine Aufgabe aus deiner Sicht absolut unnötig ist, dein Chef aber darauf besteht, dass diese erledigt werden muss. Allerdings sagt die Erfahrung: Häufig werden Aufgaben, die vom ganzen Team als unnötige Altlast gesehen werden, von Woche zu Woche und Monat zu Monat “mitgeschleppt”, ohne dass jemand sie wirklich erledigen würde. Oft steht bei diesen Tasks auch der Aufwand in keinem sinnvollen Verhältnis zum möglichen Nutzen, oder es handelt sich um Projektideen, die nie weitergesponnen wurden.
Stellt euch an dieser Stelle die Frage: Ist es sinnvoll, diesen Task weiterhin auf unserer aktuellen To-do-Liste zu haben? Wenn ihr das Projekt nicht ganz aufgeben wollt, bietet sich ein Backlog oder Themenspeicher an, in welchem ihr Aufgaben, die auf unbestimmte Zeit verschoben wurden, sammelt. Auf die “richtige” To-do-Liste kommen dann nur die Tasks, die ihr auch tatsächlich angeht und zeitnah abschließt.
