Datenschutz-bestimmungen für Kunden

Academic Work legt Wert auf Ihre persönliche Integrität

Bei Academic Work legen wir Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Integrität. Um sicherzustellen, dass die von uns erhobenen personenbezogenen Daten in einer verantwortungsvollen und sicheren Weise verarbeitet werden, setzen wir uns aktiv mit datenschutzrechtlichen Fragestellungen auseinander. Auf dieser Seite können Sie mehr darüber erfahren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Sie gemäß der anwendbaren Datenschutzregelungen haben. Sollten Sie Fragen bezüglich unserer Privacy-Tätigkeiten oder der durch uns erfolgenden Verarbeitung Ihrer Daten haben, kontaktieren Sie uns jederzeit gerne unter privacy@academicwork.de.

Informationen bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Welche personenbezogenen Daten erheben wir und warum?

Academic Work wird im Rahmen der von uns erbrachten Leistungen personenbezogene Daten von Ihnen erheben. Die Erhebung und anschließende Verarbeitung Ihrer Daten ist erforderlich, um unsere Verpflichtungen Ihnen gegenüber entsprechend der Nutzungsbedingungen oder entsprechend des Datenverarbeitungszwecks erbringen zu können. Wir können beispielsweise darauf angewiesen sein, bestimmte Daten über Sie zu speichern, um rechtliche Verpflichtungen, etwa arbeitsrechtlicher oder buchhaltungsrechtlicher Art, zu erfüllen.

Die untenstehende Tabelle zeigt Ihnen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten und zu welchen Zwecken.

Wie erhalten wir Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten?

Bei Ihren personenbezogenen, die wir speichern, handelt es sich um Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben. Den Großteil der Daten erheben wir im Rahmen Ihrer Registrierung als Nutzer auf unserer Webseite oder wenn Sie sich über Academic Work auf einen Job bewerben.

Mit wem werden wir Ihre personenbezogenen Daten teilen?

In manchen Fällen werden wir Ihre personenbezogenen Daten mit Dritten teilen. Hierbei kann es sich zum Beispiel, um Anbieter oder Behörden handeln, denen gegenüber wir rechtlich zur Offenlegung bestimmter Daten verpflichtet sind. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Dritten teilen, erfolgt dies nur zu den Zwecken, für welche die Daten ursprünglich erhoben wurden. Wir werden immer die erforderlichen Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten bei dem Dritten auf verantwortungsvolle und sichere Weise verarbeitet werden. Dies kann beispielsweise durch den Abschluss eines verbindlichen Vertrages mit unseren Anbietern erfolgen.

Ihre personenbezogenen Daten können mit den folgenden Dritten geteilt werden:

Unternehmen in der Academic Work Gruppe - Wir können Ihre Daten gelegentlich mit anderen Unternehmen innerhalb unserer Gruppe teilen. Dies ist beispielsweise im Rahmen eines Recruitment-Prozesses der Fall, wenn das andere Unternehmen Leistungen erbringt, was zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Auftrag führt.

Anbieter - Wir können gelegentlich Ihre personenbezogenen Daten mit unseren Anbietern teilen, wie zum Beispiel mit IT-Anbietern für Speicherplatz- und Operations-Management, Anbietern von Marketing-Tools, Recruitment-Tools und Persönlichkeitstests.

Behörden - Wir können aufgrund von nationalem oder internationalen Recht dazu verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten mit Behörden zu teilen.

Kunden - Wenn Sie sich über Academic Work für einen Job bewerben und den Recruitment-Prozess durchlaufen, werden wir, am Ende des Prozesses, Ihre Daten an unseren Kunden übermitteln. Der rekrutierende Kunde ist dafür verantwortlich, wie er die von uns erhaltenen Daten behandelt. Sollten Sie Fragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten durch den rekrutierenden Kunden haben, empfehlen wir Ihnen, sich direkt an diesen zu wenden. Academic Work unterstützt Sie hierbei gerne.

Wir stellen Ihnen jederzeit detailliertere Informationen zu der Frage zur Verfügung, mit welchen Dritten wir Ihre personenbezogenen Daten teilen. Nehmen Sie diesbezüglich gerne mit uns Kontakt auf.

Wo verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir geben stets unser Bestes, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht in Staaten außerhalb der EU/des EWR gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet werden. Werden Ihre personenbezogenen Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR übermittelt, werden wir die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen treffen, um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten entsprechend der anwendbaren Datenschutzregelungen verarbeitet werden. Dies kann beispielsweise mittels geeigneter Garantien bei der Datenübermittlung erfolgen. Nehmen Sie jederzeit gerne Kontakt mit uns auf, wenn Sie eine Kopie der Sicherheitsmaßnahmen oder mehr Informationen bzgl. der Frage, wo Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wünschen.

Welche Rechte haben Sie?

Die anwendbaren Datenschutzregelungen sehen eine Vielzahl an Rechten für Sie vor, wenn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Untenstehend finden Sie eine kurze Beschreibung dieser Rechte. Welche Rechte Ihnen zustehen, ist abhängig von den Zwecken, zu denen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Recht, die Einwilligung zu widerrufen - Ist die Einwilligung unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, so haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Am einfachsten können Sie uns Ihren Widerruf mitteilen, indem Sie uns unter privacy@academicwork.de kontaktieren.

Auskunftsrecht - Verarbeitet Academic Work Ihre personenbezogenen Daten, so haben Sie das Recht, eine Bestätigung hierüber und Informationen über die Verarbeitung zu verlangen. Sie haben auch das Recht, eine kostenfreie Kopie der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, zu verlangen.

Recht auf Berichtigung - In manchen Fällen haben Sie das Recht, von Academic Work die Berichtigung Ihrer Daten, die Sie für unrichtig oder unvollständig halten, zu verlangen. Ungeachtet dessen ist es Ihnen immer möglich, die von Ihnen in Ihrem Kandidatenprofil hinterlegten Daten zu ändern.

Widerspruchsrecht - In manchen Fällen haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen durch Academic Work zu widersprechen, zum Beispiel, wenn die Daten zum Zwecke von Direktwerbung verarbeitet werden. In sämtlichen Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund legitimer Interessen verarbeiten (gemäß obenstehender Tabelle), haben Sie die Möglichkeit, der Verarbeitung zu widersprechen. Sollten Sie in dieser Weise widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeiten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - In manchen Fällen haben Sie das Recht von Academic Work die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, zum Beispiel in Fällen, in denen Sie die Richtigkeit der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten bestreiten. Sie können uns in solchen Fällen bitten, die Verarbeitung Ihrer Daten für die Dauer, die die es uns ermöglicht, die Richtigkeit Ihrer Daten zu überprüfen, einzuschränken. In diesen Fällen ist es uns nur gestattet, Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung oder zum Zwecke der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, um Rechte einer anderen Person oder um ein eines wichtiges öffentliches Interesses zu schützen, zu verarbeiten.

Recht auf Löschung - In manchen Fällen haben Sie das Recht, von Academic Work die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht ist in den folgenden Fällen gegeben:

Bitte beachten Sie, dass wir trotzdem verpflichtet sein können, Ihre Daten zu speichern, zum Beispiel aufgrund eines Vertrages mit Ihnen oder aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen. In diesen Fällen werden wir Ihre Daten ausschließlich zu diesem Zweck verarbeiten.

Recht auf Datenübertragbarkeit - In den Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, oder um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten Format von uns zu erhalten.

Wollen Sie Ihre Rechte ausüben, können Sie uns gerne unter den untenstehenden Kontaktdaten zu kontaktieren. Sind Sie mit der Weise, wie Academic Work Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, nicht zufrieden, haben Sie immer das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Änderungen unser Datenschutzinformationen

Wir können gelegentlich Änderungen an diesem Informationstext vornehmen. Die aktuelle Version wird immer auf unserer Webseite verfügbar sein. Werden weitreichendere Updates vorgenommen (wie zum Beispiel Änderungen bezüglich der Zwecke zu denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten oder bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten) werden wir Ihnen eine neue Version dieses Informationstextes an die uns von Ihnen zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse schicken.

Wie können Sie uns erreichen?

Academic Work Germany GmbH (HRB 169906) ist der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir halten uns an anwendbares deutsch und europäisches Datenschutzrecht und verfügen über ein motiviertes Datenschutzteam, welches sich aktiv mit Datenschutzrechtlichen Fragestellungen auseinandersetzt, um sicherzustellen, dass wir Ihre Daten auf eine verantwortungsvolle und sichere Weise verarbeiten. Unsere nationalen Datenschutzspezialisten stehen Ihnen für Ihre Fragen jederzeit gerne zur Verfügung und Sie können uns jederzeit unter privacy@academicwork.de erreichen.

Academic Work Germany GmbH
Seidlstr. 8
80335 München
Telefon: +49 89 693 34 1000

Privacy Policy for clients

Academic Work cares about your personal integrity

At Academic Work, we care about protecting your personal integrity. To make sure that the personal data we collect is processed in a responsible and secure manner, we work actively with data protection issues. On this page, you can learn more about how we process your personal data and what rights you have according to applicable privacy regulations. If you have any questions about our privacy work or our processing of your data, you are always welcome to contact us at privacy@academicwork.de.

Information about our processing of your personal data

What personal data do we collect and why?

Academic Work will collect personal data about you within the scope of the services we provide. The collection and subsequent processing of your data is necessary in order for us to fulfil our obligations towards you in accordance with the User Terms or as further needed to fulfil the data processing purpose. For example, we may need to keep certain data about you in order to fulfil legal obligations, such as those imposed by labour law or accounting regulations.

The chart below presents what personal data about you that we process and for what purposes.

How do we get access to your personal data?

The personal data we store about you is data that you have provided to us, most of it when you register as a user on our website or when you apply for a job via Academic Work.

Who will we share your personal data with?

In some cases, we might share your personal data with external parties. This might, for example, be vendors or authorities that we are under a legal obligation to provide with certain information. When we share your personal data with an external party, it will only be for those purposes for which the data was initially collected. We will always take the necessary precautions to ensure that the external party processes your data in a correct and secure manner, such as by entering into binding agreements with our vendors.

Your personal data may be shared with the following external parties:

Entities in Academic Work Group – Sometimes, we may share your information with other entities in our Group. For example, this may occur during a recruitment process when the other entity provides services that may result in processing your data on our behalf.

Vendors – We may sometimes share your personal data with our vendors, such as IT vendors for storage and operations management, vendors of marketing tools, recruitment tools, and personality tests.

Authorities – If required by national or international legislations, we may need to share your personal data with authorities.

Clients – If you apply for a job via Academic Work and progress through the recruitment process we will, at the end of the process, present your information to our client. The recruiting client is responsible for how they handle the data that they receive. If you have questions about how our clients handle your personal data, we recommend that you turn directly to them, and Academic Work is happy to assist you in contacting them. 

You are always welcome to contact us for more detailed information about which external parties we share your personal data with.

Where do we process your personal data?

We always do our best to make sure that your personal data is not stored or otherwise processed in countries outside of the EU/EEA. If your personal data is transferred to countries outside the EU/EEA, we will use the necessary safeguards to ensure that your personal data is processed in a way that is in accordance with applicable privacy regulations, such as appropriate safeguards for the transfer. If you would like a copy of the safeguards used or if you would like more information about where your personal data is processed, you are always welcome to contact us.

What rights do you have?

Applicable privacy regulations provide you with a number of rights when your personal data is processed. Below you will find a short description of those rights. What rights you have may vary, depending upon the purposes for which we are processing your data.

Right to withdraw consent - When our right to process your personal data is based on your consent, you always have the right to withdraw your consent. The easiest way for you to do this is by contacting privacy@academicwork.de.

Right to access – If Academic Work is processing your personal data, you have the right to request a confirmation of this fact and to receive information about the processing. You also have the right to ask for a copy of the personal data we process about you without cost.

Right to rectification – In some cases, you have the right to ask Academic Work to rectify your data that you consider to be incorrect or incomplete. Nonetheless, you always have the possibility to change information that you have added to your candidate profile.

Right to object – In some cases, you have the right to object to Academic Work’s processing of your personal data, such as when it concerns direct marketing. In all cases where we process your personal data based on our legitimate interest (according to the tablet above), you have the possibility to object to the processing. If you should so object, we will stop processing your personal data.

Right to restriction – In some cases, you have the right to ask that Academic Work restrict the processing of your personal data, for example, in cases where you contest that the data we process about you is correct. You can in such cases ask us to restrict the processing of your personal data during the time it takes for us to verify the correctness of your data. In those cases, we are only allowed to process your data with your approval, with the exception of Academic Work determining, claiming or defending legal claims in order to protect someone else’s right or to protect an important public interest.

Right to erasure – In some cases, you have the right to ask Academic Work to delete your personal data. This right is applicable in the following cases:

Please note that there might be an obligation for us to save your personal data anyway, for example due to an agreement with you or due to legal obligations. In those cases, we will only process your personal data for this purpose.

Right to data portability – In cases where we process your personal data with your consent, or to fulfil and agreement with you, you have the right to receive your personal data that you have provided us with in a structured format.

If you would like to exercise your rights, you are always welcome to contact us via the contact information found below. If you are not pleased with how Academic Work processes your personal data, you always have the right to file a complaint with the supervisory authority.

Changes in our privacy information

From time to time, we might make changes to this privacy information text. The latest version will always be available at our website. When more extensive updates are made (such as changes in the purposes for which we process your information or changes regarding what personal data we process about you) we will send out a new version of the information text to the email address you have provided us with.

How can you get in touch with us?

Academic Work Germany GmbH (HRB 169906) is the data controller for the processing of your personal data. We follow applicable European and German data protections legislations and have a committed privacy team that actively works with data protection issues to ensure that we process your data in a responsible and secure manner. Our national Data Protection Specialists are happy to answer any questions you may have, and you are always able to contact us at privacy@academicwork.de.

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